COMUNICAÇÃO: O ESTÍMULO-CHAVE
Organizar as informações dos assuntos em pauta e divulgá-las amplamente antes das assembleias contribui e muito para envolver os moradores nas decisões do condomínio. Outra dica importante é definir previamente a dinâmica desses encontros conforme a disponibilidade dos condôminos.
Às vésperas de comandar uma assembleia geral de sorteio de vagas em um novo empreendimento no Campo Belo, zona Sul de São Paulo, em agosto passado, o síndico Daniel Alexandre Rubim estava um tanto apreensivo quanto ao potencial de dúvidas e reclamações que um assunto como esse costuma deixar entre os condôminos.
Mas, segundo ele, a distribuição das 780 vagas, para as 200 unidades das duas torres do condomínio, foi previamente planejada por uma profissional. E os mapas acabaram disponibilizados com bastante antecedência aos moradores, de forma a que pudessem definir, prioritariamente, os locais de seu interesse.
“No final, a assembleia correu tranquila e pretendo utilizar esse expediente da comunicação nas próximas”, diz. Para a administradora Rosely de Oliveira Benevides Schwartz, autora da obra “Revolucionando o condomínio” (Editora Saraiva) e professora do Curso de Administração de Condomínios da Escola Paulista de Direito (EPD), a comunicação representa um estímulo-chave para assegurar maior participação, transparência e sucesso das assembleias. “Isso demanda uma organização prévia, para que os encontros registrem o mínimo de polêmica, já que se pressupõe que a maior parte das dúvidas seja dirimida antes”, avalia Rosely. Por outro lado, é fundamental um trabalho sistemático de convencimento pró-participação, diz.
Em uma espécie de “decálogo” em prol do fortalecimento das assembleias, a professora defende que este seja o primeiro grande ponto a ser observado. “É importante deixar claro que as decisões não devem ser as do síndico, mas refletir os interesses e necessidades da maioria.” Um segundo ponto diz respeito à campanha de convencimento. Nesse sentido, “as circulares precisam ser constantes, atualizando as informações e agradecendo a participação das pessoas”.
O terceiro é também crucial: estabelece a dinâmica das assembleias, incluindo uma pré-pesquisa que deverá indicar os dias, horários e tempo disponíveis das pessoas. Ainda nesse quesito, precisam ser definidas normas de procedimento, como, por exemplo, a votação secreta (ideal para evitar constrangimentos) e a gravação dos trabalhos (pois ajuda a inibir atitudes impulsivas ou ofensas pessoais). As regras exigem, claro, aprovação dos moradores, mas não precisam constar, necessariamente, da Convenção, pondera Rosely.
O quarto ponto é envolver a todos em torno dos orçamentos das obras ou serviços, sistematizando e expondo as informações relativas a valores, benefícios, escopo dos trabalhos a serem contratadas, garantias, etc. “É uma prática que mostra a transparência, seriedade e responsabilidade do síndico”, observa a professora. A mesma organização deve transparecer antes das assembleias de votação do orçamento anual, expondo-se, segundo Rosely, a necessidade de eventuais rateios – este é o quinto ponto. O sexto envolve consultas prévias quanto às preferências dos moradores em torno de obras e melhorias, como pinturas. Em um sétimo ponto, Rosely propõe enviar com antecedência, para cada unidade do condomínio, via protocolo, os documentos e informações relacionadas à pauta. Os três últimos itens do “decálogo” envolvem deixar prontas as cédulas de votação, preparar os equipamentos para a gravação e promover, ao final, uma pequena confraternização, regada a sucos, chás, café e petiscos, dentro das possibilidades dos organizadores ou do condomínio.
Rosely aplicou os procedimentos quando foi síndica em um condomínio de dois blocos e 120 apartamentos. Conseguiu chegar a 40% de participação, índice que considera muito bom. Outro exemplo de sucesso é dado pelo Condomínio Ilhas Gregas, empreendimento de alto padrão, com seis prédios e mil moradores, situado no Jardim Paulistano. Sob a liderança do síndico e engenheiro Luiz Carlos França Domingues, o condomínio possui jornal mensal, comissões formadas por moradores nas áreas de manutenção, recursos humanos, segurança e finanças, livro de sugestões, intranet (serviço exclusivo de comunicação via internet) e quadros de avisos. As comissões se reúnem mensalmente, já as assembleias ocorrem em geral a cada quatro meses, com participações em torno de 40%.
Matéria publicada na edição 150 set/10 da Revista Direcional Condomínios
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