Quando ouvimos falar em “prestação de contas”, transparência é uma palavra frequentemente mencionada, pois deve ser clara e objetiva de modo que qualquer pessoa consiga entender o que foi demonstrado.
Para isso, é preciso compreender o que significam as “despesas ordinárias”. Elas se referem às despesas comuns de qualquer edifício, tais como as do consumo de água, luz e gás: à conta de telefone; salários de funcionários (despesas com pessoal e encargos sociais); despesas administrativas; compra de materiais de limpeza; manutenção dos elevadores, portões, interfones, academia, piscina etc. São consideradas “ordinárias” porque habituais e necessárias ao bom funcionamento do condomínio.
As despesas ordinárias devem ser rateadas entre os condôminos, seja pela fração ideal (cota) ou em partes iguais para todos, dependendo da Convenção e do Regimento Interno de cada condomínio.
De forma bem simplificada, o cálculo para saber o valor que deve ser cobrado mensalmente de cada condômino resulta da divisão entre a quantia que se gasta por mês pelo número de unidades. Ou seja, considerando-se partes iguais, caso seja necessário “X” para cobrir as despesas mensais de um condomínio com 10 unidades, deve-se dividir “X” por 10 para chegarmos ao valor que deve ser cobrado de cada unidade. Logo, “X” deve ser a arrecadação mínima mensal para que a conta não fique negativa, com saldo devedor.
Atualmente, a maioria dos condomínios é assessorada por administradoras, que apresentam os balancetes mensalmente aos condôminos junto com os boletos de cobrança, mas ainda é necessário ter as pastas de prestação de contas, nas quais devem ser anexados os boletos pagos, as notas fiscais e as demais despesas, demonstrando os recebimentos previstos e realizados, os adiantamentos e eventuais aplicações financeiras com o respectivo extrato bancário.
Também é necessário informar o valor da arrecadação e origem do Fundo de Reserva, eventuais benfeitorias, rateios extraordinários e fundos específicos de pintura ou qualquer outro semelhante. Aqui, você deve ter percebido que, além das despesas ordinárias, a gestão do condomínio exige que se façam provisões para emergências, melhorias e manutenções preventivas ou corretivas de maior envergadura. O Fundo de Reserva é, inclusive, uma obrigação legal do síndico.
Tudo isso deve compor o resumo financeiro contábil do condomínio, constando o saldo anterior, os créditos, os débitos e o saldo atual correspondente ao período informado; são contas de adição e de subtração. Algumas despesas são obrigatórias em qualquer condomínio, tais como seguro da edificação, limpeza de caixa d’água, dedetização, pagamento de impostos (INSS, ISS etc.), logo, deve-se observar se estes pagamentos foram realizados. Registro que durante o meu primeiro mandato como síndica precisei comprar canetas, lápis, cadernos e outros itens necessários na portaria, discriminados no balancete como “material de escritório”, o que gerou indignação em uma moradora, pois ela disse que o local era um condomínio e não um escritório, então eu nunca poderia ter comprado “material de escritório”.
Por este motivo, recomenda-se que não sejam utilizados termos genéricos, tais como “despesas diversas” ou “eventuais” para discriminar a compra de algum material específico ou qualquer outra aquisição. É possível que existam despesas não orçadas anteriormente, sendo muito importante realizar uma previsão orçamentária condizente com a realidade, considerando inclusive índices inflacionários e dissídios coletivos, pois os gastos com “pessoal” e encargos englobam praticamente 50% das despesas mensais dos edifícios. Com organização, controle e planejamento, é possível realizar uma gestão eficiente e evitar aborrecimentos semelhantes ao que eu mencionei.
Irina Uzzun
Advogada, professora universitária e coordenadora de atividades complementares no curso de Direito da Faculdade FAPAN/UNIESP, em São Bernardo do Campo. Irina Uzzun é síndica orgânica do Condomínio The Spotlight Perdizes, em São Paulo, e está em seu 4º mandato. Atuou como síndica profissional. Mais informações: irina@adv.oabsp.org.br.
Matéria complemenatar da edição – 225 de julho/2017 da Revista Direcional Condomínios
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