No modelo de administração condominial há inúmeras responsabilidades que recaem sobre o síndico, afinal, é ele quem responde nas esferas Civil e Criminal. Mas o ato mais importante da gestão de um síndico, seja ele morador ou profissional, é, sem dúvida, a previsão orçamentária e a prestação de contas – que é anual, conforme estabelece o Art. 1.348 do Código Civil Brasileiro.
É exatamente neste processo de suma importância que entra o trabalho da auditoria condominial, que averigua as contas antes de serem levadas para a deliberação dos condôminos em assembleia, trazendo transparência para a gestão, e principalmente segurança para o síndico, a administradora e o conselho fiscal – o conselho tem papel importante para fiscalizar as contas do condomínio.
Há dois formatos de auditoria disponíveis no mercado: A auditoria investigativa, normalmente contratada quando se inicia um novo mandato (após a troca de uma gestão, quando há divergências sobre as contas prestadas); e a auditoria preventiva, que verifica as contas mensalmente e emite um parecer final de recomendação ou não para a sua aprovação.
O fluxo do trabalho ideal do processo de auditoria preventiva mensal seria: Após a administradora do condomínio fechar a pasta de prestação de contas, ela a encaminha para a empresa de auditoria contratada, a qual faz a análise, produz um relatório e emite um parecer ao síndico e administradora fazendo os apontamentos necessários. Por exemplo, a ausência de nota fiscal (mas com o pagamento realizado); divergências nos recolhimentos dos tributos legais (tanto do condomínio quanto dos prestadores de serviços e fornecedores); cumprimento ou não da previsão orçamentária (observando se o previsto versus o realizado do mês está dentro do aprovado) etc. Será que a administradora está cumprindo com as suas obrigações?
Mas como fazer na hora de contratar a empresa de auditoria? É importante abrir um edital de licitação para que os condôminos participem deste processo de escolha – isso traz transparência e, claro, não se esquecendo de buscar referências de trabalho dessas empresas e os resultados. Na hora da escolha, o conselho fiscal e/ou a assembleia devem ter autonomia, afinal, não seria nada ético o síndico ou a administradora escolherem quem será o auditor que vai fiscalizar mensalmente o seu trabalho. Independência e transparência são as palavras de ordem.
No final, as contas recomendadas para a aprovação não trazem somente segurança ao condomínio, mas demonstram a qualidade e a eficiência da prestação de serviços oferecidos pelo síndico e a administradora.
E quando a auditoria recomenda a reprovação das contas?
É nesta hora que o conselho fiscal deverá ficar atento e apurar a responsabilidade, compartilhando o relatório de auditoria com a assessoria jurídica do condomínio para obter um parecer de como tratar o assunto em Assembleia Geral Ordinária (AGO) com os condôminos. Importante que o condomínio tenha assessoria jurídica independente da administradora, para que não se comprometa toda a tratativa.
Aprovar as contas precocemente em assembleia, sem a auditoria prévia, poderá gerar uma eventual demanda judicial futura de cobrança da responsabilidade do síndico ou da administradora. Deixar tudo documentado é de suma importância (guarde os e-mails, atas de reuniões). E, claro, em caso de dúvidas, uma tratativa extrajudicial poderá evitar uma demanda judicial desgastante para as partes. Quando as evidências são claras, é importante abrir um canal de diálogo com o síndico ou com a administradora para dar a oportunidade de esclarecimento e ressarcimento, dada a evidente comprovação de danos ou prejuízo financeiro.
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